¿Cómo administrar todos los correos electrónicos y comunicaciones desde una sola aplicación?

En estos días, hay una aplicación para todo. Entre los sitios de redes sociales, los proveedores de correo electrónico, el chat en vivo, entre otros, existen literalmente miles de formas en que tus clientes pueden comunicarse con tu negocio. Es posible que te marees por la gran cantidad de opciones que tienes para comunicarte.

Como empresa, querrás conectarte con tus clientes en todas las plataformas que utilizan. Después de todo, cada canal representa una oportunidad para fortalecer las relaciones con los clientes, especialmente si ellos comparten críticas negativas.
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Sin embargo, es difícil controlar constantemente todas estas plataformas a la vez, publicar, mencionar, compartir y dar likes, cuando tu equipo está tratando de monitorear más de una docena de canales diferentes. Necesitas una bandeja de entrada para combinar esta información en una ubicación compartida. De esa manera, tu equipo de servicio puede localizar rápidamente las consultas de los clientes, independientemente del canal de donde provengan. En esta publicación, analizamos qué es una bandeja de entrada compartida y cómo puedes usarla para administrar todas las comunicaciones de tus clientes en una sola aplicación. Luego enumeramos algunas de las principales bandejas de entrada compartidas que puedes adoptar para tu equipo de servicio.

Las bandejas de entrada compartidas a menudo admiten cuentas de redes sociales. Entonces, si un cliente publica en su línea de tiempo o tuitea sobre tu negocio, ese mensaje será etiquetado y reenviado a tu bandeja de entrada. Los representantes designados recibirán una alerta de la publicación y así podrán interactuar a través del mismo hilo. Ni siquiera tendrán que iniciar sesión en su cuenta de redes sociales, lo que les permitirá responder a los clientes en un instante. Pero estos no son los únicos beneficios de adoptar una bandeja de entrada compartida. En la siguiente sección mencionamos algunas ventajas adicionales que una bandeja de entrada compartida le brinda a tu equipo de servicio.

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¿Cuál es la ventaja de tener una sola bandeja de entrada?

1. Responde a todos los correos electrónicos de tus clientes desde una sola fuente. Puede resultar frustrante intentar delegar las solicitudes de los clientes en el empleado correspondiente. Sin una bandeja de entrada compartida, deberás reenviar manualmente el correo electrónico al representante o alertarle de que un cliente se ha comunicado. Al compartir una bandeja de entrada, todos tienen acceso a las solicitudes entrantes, por lo que se notificará a la persona adecuada y podrá responder de inmediato.

2. Comparte las interacciones de los clientes con todo tu equipo. Con una bandeja de entrada compartida, todas tus interacciones con los clientes en línea existirán en una única plataforma que es accesible para todos los empleados. Luego, puedes colaborar de manera eficiente en conversaciones con otros agentes, todo desde la misma bandeja de entrada. Esto fomenta el trabajo en equipo y mejora la comunicación interna en tu empresa.

3. Organiza las conversaciones con los clientes. Si tienes varios clientes que envían correos electrónicos a diferentes representantes sobre el mismo problema, estos comenzarán a confundirse, a perder correos electrónicos y a volverse repetitivos en las respuestas. En cambio, si todas las conversaciones con los clientes llegan a una ubicación central, es mucho más fácil para los empleados rastrear las conversaciones pasadas y ahorrar tiempo en la resolución de problemas.
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Si estás operando una pequeña o mediana empresa es posible que no admitas una variedad amplia de canales de comunicación. Sin embargo, una bandeja de entrada compartida sigue siendo una inversión inteligente a medida que tu empresa y tu base de clientes crecen.
Cuando la demanda de los clientes finalmente aumente, te alegrarás de tener las herramientas para administrar.

Antes de hablar sobre algunas de las herramientas populares de bandeja de entrada compartida disponibles, hablemos de una con la que ya puedes trabajar en tu empresa. De hecho, la mayoría de las personas no se dan cuenta de que Outlook admite una función de bandeja de entrada compartida que puede combinar varias cuentas en una carpeta.

Fuente: HubSpot  - Copyright © 2021 HubSpot, Inc.​