Cómo aprovechar mejor el tiempo

Foto por Abhishek Gupta on Unsplash

Seguramente no vas a querer admitirlo, pero te encantan las distracciones. La verdad es que somos como los micos y recibimos un disparo de dopamina cada vez que algo o alguien nos distrae y nos lleva a hacer otra cosa. Por eso es que nos gusta estar revisando cada rato nuestras redes sociales, o buscar lo último que nos han escrito en el chat y el correo electrónico.

¿En serio quieres usar mejor tu tiempo y aumentar tu productividad? No hay ningún truco secreto... haz una sola cosa a la vez. Deja de hacer muchas tareas en paralelo, que es al fin y al cabo otra forma de distracción.

​Pero es mucho más fácil decirlo que hacerlo. Lo sé por experiencia propia.

Según Tony Wong, experto en gerencia de proyectos que ha trabajado para compañías tan importantes como Toyota, Honda y Disney, esto es lo que hay que hacer para aprovechar mejor el tiempo:

1. Divide y vencerás: Divide el trabajo en tareas específicas, tan pequeñas que las puedas completar en unas pocas horas o menos.
2. No a la multi-tarea: Estar cambiando de una cosa a la otra no funciona. Cambiar de tarea más de 10 veces al día es peor que trabajar bajo el efecto de las drogas o el alcohol. Cuando una persona está drogada su coeficiente intelectual (IQ) baja 5 puntos. Y cuando hacemos multitarea el IQ baja 10 puntos en promedio, 15 para el hombre y 5 para las mujeres. Efectivamente, los hombres somos peores para hacer varias cosas al mismo tiempo que las mujeres.
3. Elimina las distracciones: cierra la puerta, pega un aviso de no molestar, apaga tu teléfono, quita las notificaciones del correo, del chat, de las redes sociales, si hace falta desconéctate de internet, vete a un lugar tranquilo y enfócate en completar la tarea. Una a la vez.
4. Destina un tiempo para el correo: Programa en tu agenda un espacio para revisar el correo, no más de 2 o 3 veces al día. Estar revisando el correo todo el tiempo durante el día genera mucho ruido y mata tu productividad.
5. Usa el teléfono: Evita las cadenas de correos y chats. Si la conversación se está volviendo muy larga, haz una llamada y resuelve el tema de una vez.
6. Trabaja en tu propia agenda: No dejes que nadie más defina tu día. Mucha gente empieza el día contestando correos uno tras otro y al final del día tiene el buzón vacío, pero no ha logrado nada. Dedica los últimos 30 minutos de tu día a planificar el siguiente día. De esta manera empezarás el día con una clara idea de las tareas que tienes que hacer.
7. Lleva un registro de tus actividades:  Un ejercicio muy útil, y revelador, es mantener un registro de tus actividades durante varios días, para entender dónde se te va el tiempo. Esto es como un ‘cuenta calorías’ pero de tus actividades del día a día, y debes incluir todo, desde conversaciones por teléfono, reuniones, tareas, tiempo en redes sociales, descansos etc. Después de varios días tendrás un claro panorama del tiempo dedicado a distintas actividades y podrás ver áreas de oportunidad.
8. Empieza con pequeñas victorias: Si puedes completar varias tareas al principio de tu día habrás empezado con éxito y eso te dará motivación para el resto de la jornada.
9. Trabaja en intervalos de 60 a 90 minutos: La actividad cerebral usa más glucosa que cualquier otra actividad física. Normalmente la habrás consumido después de 60 o 90 minutos (por eso la sensación de cansancio cuando las reuniones son muy largas). Tómate un descanso, párate, ve a caminar, come algo y recárgate haciendo algo totalmente diferente.

Traducción y adaptación: Hernando Gaviria M.
Referencias:
7 Things Highly Productive People Do
Maximiza tu productividad